VERSION ENGLISH

 

 AEON

Applicant Privacy Notice

Last updated: December 1, 2020

                                                                                                                    

About this Applicant Privacy Notice

This “Applicant Privacy Notice” sets out the Personal Information Processing practices which AEON  (“AEON”, “we”, “us”, “our”) carries out for the purposes of employee recruitment, including online recruitment activities relating to internal and external candidates by submitting an application for employment through https://career.aeonretail.com.my (the “Careers Site”).

This Applicant Privacy Notice only applies to AEON's recruitment activities (“AEON CO. (M) BHD. and AEON BIG SDN. BHD.”). Personal Information submitted elsewhere on AEON’s and its affiliates’ web sites will be used in accordance with our general online Privacy Policy.

This Applicant Privacy Notice is from the data controller responsible for your application and recruitment, normally the AEON company group (“AEON CO. (M) BHD. and AEON BIG SDN. BHD.”). to whom you are applying for a position, or which is offering the role for which you have applied, and any other company in the AEON company group (“Group”) responsible for decision making on your application and recruitment, including the Group parent company AEON.

We will process your personal data (including your sensitive personal data such as information about your physical or mental health condition, religious belief and criminal conviction, if applicable, and other information we may obtain about you from third parties) in order to process your application for employment, assess your suitability for employment with us and to communicate with you.

The selection process may involve the supply of further information, and we may obtain such information from third parties (including but not limited to, information from your referees, public records, background check agencies, recruitment agencies) regarding the qualifications, experience, eligibility and/or other information for recruitment-related purposes. All such information will be kept strictly confidential and used for assessing your application only.

 

Unsuccessful Application

We may also provide and/or transfer your personal data to other companies within the Company’s group of companies to determine your suitability for employment, or to our professional advisers, agents, contractors, third party service providers, joint venture/business partners, within or outside Malaysia, where necessary and in relation to your application for employment with us. The Company and/or the Company’s group of companies may contact you if other job opportunities arise in the future which we think may interest you. If you do not wish for us (or any of the other companies within the Company’s group of companies) to contact you for this purpose, please contact us.

 

Successful Application

If your application is successful, we will process your personal data for purposes regarding employment with us, including to communicate with you, manage, improve and maintain effective human resources administration, process your payroll, respond to your enquiries or complaints, improve and facilitate employee performance and salary reviews, monitor compliance with our internal policies and procedures, rules and regulations, handbooks and guidelines, code of conduct, evaluate your performance, enable us to plan and monitor training requirements, conduct health checks on you, facilitate your secondment and transfer within the Company and/or the Company’s group of companies and other purposes that are necessary or related to your employment with us and other purposes as set out in our Personal Data Privacy Policy and our employee handbook and/or personal data protection compliance manual (collectively referred to as “Purposes”).

We will not disclose any of your personal data to any third party without your consent except to the Company’s group of companies our professional advisers, agents, contractors, third party service providers, joint venture/business partners, insurance companies, banks and financial institutions, within or outside Malaysia, where necessary, for the Purposes mentioned above, to any party who undertakes to keep your personal data confidential, to any person as set out in our Personal Data Privacy Policy and our employee handbook and/or personal data protection compliance manual, or to whom we are compelled or required under the law to disclose to. A copy of our Personal Data Privacy Policy is available on our website at here.

It is necessary for us to collect and process your personal data. If you do not provide us with your personal data, or do not consent to this Personal Data Privacy Notice and our Personal Data Privacy Policy, we will not be able to assess and process your application, offer you employment with us, manage and maintain your employment relationship with us, process your personal data for any of the Purposes or offer you all employment benefits.

We are committed to ensuring that your personal data is stored securely. Please note that we may keep your personal data for a reasonable period in accordance with the legal and our administrative requirements if you cease to be employed by us.

To the extent that the applicable law allows, you have the right to request for access to, request for a copy of, request to update or correct, your personal data held by us. Notwithstanding the foregoing, we reserve our rights to rely on any statutory exemptions and/or exceptions to collect, use and disclose your personal data.

 

Your written request should be addressed to:

Contact Us

If you have questions or requests, please feel free to contact us at ;

Address :

3rd Floor, AEON Taman Maluri Shopping Centre, Jalan Jejaka, Taman Maluri, Cheras, 55100 Kuala Lumpur.

Contact No.: 03-9207 2005

Contact Person:

Human Resource Division, Cik Hidayati Zubir (hidayati.zubir@aeonretail.com.my)

Legal Division, Cik Mandy Yong (yong.hueyman@aeonretail.com.my)

 

We take it that all personal data provided by you is accurate and complete, and that none of it is misleading or out of date. You will promptly update us in the event of any change to your personal data.

To the extent that you have provided (or will provide) personal data about your family members, spouse and/or other dependents, you confirm that you have explained to them that their personal data will be provided to, and processed by, us and you represent and warrant that you have obtained their consent to the processing (including disclosure and transfer) of their personal data in accordance with this Personal Data Privacy Notice and our Personal Data Privacy Policy.

In respect of minors (i.e. individuals under 18 years of age) or individuals not legally competent to give consent, you confirm that they have appointed you to act for them, to consent on their behalf to the processing (including disclosure and transfer) of their personal data in accordance with this Personal Data Privacy Notice and our Personal Data Privacy Policy.

In accordance with Section 7(3) of the PDPA, this Personal Data Privacy Notice is issued in both English and Bahasa Malaysia. In the event of any inconsistencies or discrepancies between the English version and the Bahasa Malaysia version, the English version shall prevail.

 

 

 

 

VERSI BAHASA MELAYU

 

AEON

NOTIS PRIVASI DATA PERIBADI BAGI PEMOHON PEKERJAAN

Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (selepas ini dirujuk sebagai "Akta tersebut” atau “PDPA"), yang mengawal selia pemprosesan data peribadi dalam transaksi-transaksi komersil terpakai ke atas AEON CO. (M) BHD, AEON BIG (M) SDN. BHD. dan anak-anak syarikat kami (secara kolektif dirujuk sebagai "AEON" atau"Kami"). Untuk tujuan Notis Privasi Data Peribadi (selepas ini dirujuk sebagai “Notis ini”), terma-terma "data peribadi" dan "pemprosesan" hendaklah mempunyai maksud seperti yang ditakrif oleh Akta.

AEON menghormati kerahsiaan data peribadi anda dan komited untuk memastikan kerahsiaan, perlindungan, keselamatan dan ketepatan data peribadi anda yang diberikan kepada Kami. Notis bertulis ini berfungsi untuk memaklumkan anda bahawa data peribadi anda yang berkaitan dengan permohonan pekerjaan melalui laman web https://career.aeonretail.com.my (selepas ini dirujuk sebagai “Laman Web Pekerjaan”) dan, terma-terma pekerjaan anda (jika berkenaan) dengan AEON sedang diproses oleh atau bagi pihak AEON.  Tujuan-tujuan AEON memproses data peribadi anda adalah dinyatakan dalam Notis ini.

1. DATA PERIBADI YANG DIKUMPULKAN

1. Data peribadi yang diproses oleh Kami mungkin termasuk, tetapi tidak terhad seperti berikut:
   1. nama, alamat, nombor kad pengenalan, nombor telefon, butiran pasport, kewarganegaraan, status perkahwinan, gambar, nombor akaun bank, nombor akaun Kumpulan Wang Simpanan Pekerja, nombor cukai pendapatan, butir-butir hubungan; butiran tentang latar belakang keluarga;
   2. data sensitif peribadi seperti agama, maklumat perubatan, keadaan kesihatan, dan rekod jenayah (jika berkenaan);
   3. latar belakang pendidikan dan kelayakan, sejarah pekerjaan dengan organisasi lain seperti jawatan dan maklumat yang lain berkaitan;
   4. terma-terma dan syarat-syarat pekerjaan seperti butir-butir gaji dan faedah, rekod masa kerja dan penilaian prestasi; dan
   5. maklumat-maklumat lain yang berkaitan yang mungkin diperlukan oleh kami dari semasa ke semasa.
      
      
2. Data peribadi yang terkandung dalam Borang Permohonan Pekerjaan Kami dan juga maklumat yang lain diperolehi oleh Kami termasuk, tetapi tidak terhad kepada, domain awam melalui perhubungan lisan atau bertulis, resume, rujukan pekerjaan, agensi pekerjaan, dokumentasi berkaitan dengan latihan dan program pembagunan serta dokumen-dokumen yang lain berkaitan pekerjaan.

2. TUJUAN MENGUMPUL DATA PERIBADI
   1. Kami sedang memproses data peribadi anda, termasuk apa-apa maklumat tambahan yang mungkin anda berikan kemudian, bagi tujuan-tujuan yang berikut (selepas ini dirujuk sebagai "Tujuan-Tujuan"):

1. memproses permohonan pekerjaan anda ;
2. menilai permohonan anda dan kelayakan anda sebagai pekerja Kami;
3. melaksanakan kontrak pekerjaan anda dengan Kami;
4. kakitangan pentadbiran;
5. memberikan latihan, program pembangunan diri dan pengurusan;
6. memberikan anda manfaat sebagai pekerja termasuk perlindungan perubatan dan insurans, pemeriksaan kesihatan dan susulannya (jika berkenaan), yang berkaitan dengan AEON polisi insurans penyakit dan faedah berkanun pekerja;
7. menjalankan aktiviti-aktiviti dalaman, tinjauan pasaran, penyelidikan analisis trend, kaji selidik gaji dan pengauditan;
8. menjalankan siasatan atau aktiviti berkenaan dengan mematuhi kehendak perundangan;
9. Menjalankan prosiding tatatertib atau prosiding berkenaan di atas kesalahan atau salahlaku yang dilakukan atau didakwa dilakukan (jika berkenaan);
10. menjalankan analisis untuk tujuan penyediaan analisis kepada badan-badan kerajaan dan agensi-agensi yang lain;
11. memudahkan atau membolehkan sebarang pemeriksaan dijalankan oleh Kami atau mana-mana pihak ketiga terhadap anda dari semasa ke semasa;
12. langkah korporat yang dilaksanakan oleh Kami;
13. memudahkan pemindahan anda ke kumpulan syarikat AEON lain (jika berkenaan);
14. melaksanakan apa-apa kontrak yang lain antara anda dengan Kami; atau
15. tujuan-tujuan lain yang berhubung dan berkaitan dengan perkara di atas.

3. PENDEDAHAN

1. Maklumat peribadi anda mungkin didedahkan kepada kumpulan syarikat AEON (termasuk syarikat induk AEON, anak syarikat AEON, dan syarikat-syarikat yang bergabung, bersekutu dan berkaitan dengan AEON), rakan kongsi perniagaan, semua jabatan kerajaan dan / atau separa kerajaan dan / atau agensi , badan-badan kawal selia dan / atau badan-badan berkanun, termasuk tetapi tidak terhad kepada, Lembaga Hasil Dalam Negeri, Lembaga Kumpulan Wang Simpanan Pekerja, Pertubuhan Keselamatan Sosial dan Bank Negara Malaysia, mana-mana profesional jagaan kesihatan atau hospital, juruaudit, bank, dan / atau pembekal perkhidmatan serta mana-mana pihak ketiga yang Kami diarahkan dan dibenarkan oleh anda untuk mendedahkan data peribadi anda bagi Tujuan-Tujuan atau sebarang tujuan yang lain berkaitan secara langsung dengan Tujuan-Tujuan tersebut
   
   
2. Maklumat peribadi anda mungkin akan dipindahkan ke lokasi di luar Malaysia untuk Tujuan-Tujuan tersebut.
   
   
3. Kami mungkin meminta bantuan anda untuk mendapatkan kebenaran/persetujuan daripada pihak ketiga bahawa data peribadi mereka yang diberikan oleh anda kepada Kami untuk memproses data peribadi mereka dan anda bersetuju bahawa anda menggunakan usaha terbaik anda untuk berbuat demikian.
   
   

4. HAK AKSES KEPADA DATA PERIBADI

1. Anda adalah bertanggungjawab untuk memastikan bahawa data peribadi yang anda berikan kepada Kami adalah tepat, lengkap, tidak keliru dan data peribadi tersebut adalah terkini.
   
   
2. Anda boleh mengakses dan memohon untuk mengemaskini dan membetulkan data peribadi anda. Anda juga boleh menghubungi Kami untuk sebarang pertanyaan atau aduan berkenaan dengan data peribadi anda:

Orang yang boleh dihubungi:

Bahagian Sumber Manusia, Cik Hidayati Zubir

Bahagian Perundangan, Cik Mandy Yong

 

No. Telefon : 03-9207 2005

No Faksimili : 03-9207 2299/5697

Alamat e-mel:  hidayati.zubir@aeonretail.com.my, yong.hueyman@aeonretail.com.my

 

3. Selaras dengan PDPA, Kami mungkin menolak permintaan anda untuk mengakses atau membetulkan data peribadi anda. Jika penolakan dibuat, Kami akan memaklumkan penolakan kami dan alasan penolakan Kami.
   
   

5. KESELAMATAN DATA PERIBADI

1. Kami akan kerap memeriksa langkah-langkah pengawalan berkenaan tentangpenyimpanan data peribadi anda dan hanya pekerja dari Bahagian Sumber Manusia atau Bahagian lain yang telah dilatih dan dibenarkan oleh pengurusan AEON untuk mengendalikan dan memproses data peribadi anda.

6. PENYIMPANAN DATA PERIBADI

1. Anda adalah diwajibkan membekalkan dan mengemaskini semua maklumat terkini yang dinyatakan dalam Borang Permohonan Pekerjaan dan dokumen-dokumen berkaitan pekerjaan atau maklumat yang diminta oleh Kami dari semasa ke semasa.
   
   
2. Data peribadi dan maklumat anda adalah diperlukan bagi Kami untuk mempertimbangkan permohonan kerja anda dan mengekalkan hubungan majikan dan pekerja selepas permohonan kerja anda berjaya. Sekiranya anda tidak memberikan maklumat tersebut kepada Kami atau gagal mengemaskini maklumat tersebut, Kami tidak dapat menimbangkan permohonon kerja anda atau tidak dapat melaksanakan kewajipan kami sebagai majikan anda.
   
   
3. Sekiranya permohonan kerja anda tidak berjaya, sebarang maklumat atau data peribadi yang anda kemukakan kepada Kami akan disimpan untuk tempoh masa yang dianggap sesuai oleh Kami untuk memenuhi Tujuan-tujuan tersebut dan diperlukan untuk mematuhi undang-undang, keperluan perakaunan atau melindungi kepentingan Kami. Kami atau rakan kongsi perniagaan mungkin menghubungi anda sekiranya ada peluang pekerjaan timbul pada masa datang. Sekiranya permohonan kerja anda berjaya, Kami akan terus mengekalkan dan memproses data peribadi anda asalkan anda adalah pekerja Kami.
   
   
4. Sekiranya penamatan kontrak pekerjaan, Kami akan menyimpan data peribadi anda untuk suatu tempoh masa yang dibenarkan oleh undang-undang di mana Kami akan memusnahkan dan memadamkan data peribadi anda dalam tempoh masa yang munasabah dianggap sesuai oleh Kami selepas Kami berhenti memproses data peribadi anda.
   
   

7. PENAFIAN

1. Kami berhak untuk menambah, mengemaskini atau mengubahsuai Notis ini pada bila-bila masa. Penukaran, pengemaskinian atau pengubahan Notis akan dimaklumkan melalui paparan di Laman Web Pekerjaan ini. Sebarang perubahan, pengemaskinian atau pengubahsuaian tersebut akan berkuatkuasa serta merta selepas dipaparkan di Laman Web Pekerjaan.

   
   
2. Jika terdapat apa-apa percanggahan antara versi Bahasa Inggeris dan versi Bahasa Malaysia daripada Notis ini, versi Bahasa Inggeris akan digunapakai.
   
   

8. PENGAKUAN

             Dengan memberikan data peribadi anda kepada Kami, anda bersetuju untuk Kami memproses data peribadi anda sepertimana yang tertera di Notis ini.